El impacto del acceso a herramientas digitales en las empresas

Las empresas que facilitan aplicaciones de negocios a sus empleados tienen una mayor probabilidad de ser catalogadas como líderes o pioneras en transformación digital por parte de los CIOs y usuarios finales, sugiere una encuesta realizada por Forbes, la revista de finanzas, en conjunto con Vmware, donde se estudiaron las respuestas de más de 2000 encuestados sobre el uso de aplicaciones de negocios en el ambiente de trabajo, su provisión y accesibilidad

El estudio

Este estudio evaluó profundamente el ambiente de trabajo en su relación con la accesibilidad a aplicaciones de negocios. Tomó en cuenta la opinión tanto de los CIOs como de los empleados e identificó, en función de la percepción de sus usuarios finales, tres segmentos de la muestra:

 •      Espacios de trabajo tradicionales: Empresas que no ofrecen aplicaciones de negocios a sus empleados.

•      Espacio de trabajo en transición: Empresas que ofrecen aplicaciones de negocios a sus empleados, pero no de manera fácilmente accesible.

•      Espacios de trabajo digital: Empresas que ofrecen fácil acceso a aplicaciones de negocios por parte de sus empleados.

Resultados del estudio

La encuesta arrojó los siguientes resultados sobre las mejoras en acceso a aplicaciones de trabajo:

Las aplicaciones en el ambiente de trabajo han resultado tan útiles que algunos empleados optan por suplirlas por sí mismos si no lo hace la empresa. Entre las más utilizadas, se encuentran aquellas ligadas a editar y compartir archivos, reuniones virtuales y colaboración, y manejo de proyectos.

El tiempo que se tardan los empleados en realizar procesos manuales y toma de decisiones grupales es menor en las empresas que proveen tecnologías de trabajo, y aún más corto en las empresas que permiten un fácil acceso a estas, lo cual se piensa que aumenta notoriamente la actuación y ejecución de los empleados. El tiempo salvado por las aplicaciones de negocios permiten a los empleados enfocarse en otros asuntos, la mayoría cree que las tecnologías les hacen más productivos y les permiten generar más resultados.

La satisfacción de los empleados con el lugar de trabajo también se ve incrementado conforme se traspasa de los ambientes tradicionales a los digitales. Más de la mitad de los encuestados en las empresas que proveen un fácil acceso a sus aplicaciones de trabajo ven a su empresa como un sitio más deseable para trabajar. En cambio, en las empresas tradicionales solo un 13% está fuertemente de acuerdo con que las apps hayan mejorado su relación con la empresa.

Al ahondar en los motivos del crecimiento de las empresas, el número de CIOs y usuarios de negocios que consideran que el papel de las apps de negocios en su empresa es muy importante es mayor en empresas en transición, y aún mayor en empresas digitales, especialmente en las áreas de colaboración global y atención al cliente. Dos tercios de los encuestados en empresas que garantizan el fácil acceso a aplicaciones de negocios considera que esta medida disminuye el tiempo de toma de decisiones en un 16%.

Además, en las empresas en transición los trabajadores de recursos humanos consideran que las aplicaciones de negocios aumentan notoriamente la capacidad de reclutar mejores talentos, y el número llega a más de la mitad en las empresas digitales.

Tras todo lo anterior, los CIOs y usuarios finales de empresas digitales creen que las aplicaciones de trabajo son muy importantes en la mejora de la eficiencia general. Un 62% de los encuestados cree que estas han mejorado la eficiencia en al menos un 16% en su empresa.

La desconexión entre los CIO y los usuarios finales

Las encuestas también evidenciaron que los CIOs clasifican su empresa como líder o pionera en el acceso a aplicaciones de negocios tres veces más probable que sus usuarios finales. Esto demuestra cierta complacencia por parte de los CIOs que podría dificultar las iniciativas de transición digital y el progreso de las empresas, ocasionando que se queden atrás de sus competidores.

El cambio en la cultura

Uno de los insights más importantes del estudio es la relación entre el acceso a las aplicaciones y la lenta evolución de la cultura en las empresas. Históricamente, en las empresas relacionadas con la tecnología, se mantenía un rígido mando, donde era necesario que los expertos de IT aprobaran casi todas las acciones. Esta medida, que buscaba tener un mayor control sobre la empresa y sobre los trabajadores, permitía reducir costos, facilitar la integración y mantener los estándares de seguridad, a costa de cortar el margen de acción de los trabajadores. La ironía es que, aun así, los empleados optaban por usar tecnologías no aprobadas por la IT, comprometiendo la seguridad, propiciando la pérdida del control y haciendo evidente un necesario cambio en la cultura dentro de las compañías.

Conforme se incrementa el uso de las aplicaciones de negocios y su facilidad de acceso, la jerarquía se relaja, las empresas pasan de la antigua estructura de mando y control a una de confianza en el empleado y libertad. El estudio lo llama “un empoderamiento del empleado”.

Este empoderamiento es necesario para que la empresa crezca con la ayuda de las aplicaciones de negocios, pues permite mayor innovación, productividad e iniciativa individual, en tanto los empleados tienen más confianza en tomar decisiones y hacerse cargo de su trabajo.

El estudio arrojó seis claves importantes para ayudar que las empresas apuntaran a esta evolución cultural:

1.      - Hacer disponibles y fácilmente accesibles las aplicaciones

2.      - Agilizar las plataformas: Escalar la tecnología y las soluciones para apegarse a la cultura digital de hoy en día

3.      - Confianza: Comunicar a los empleados que se confía en ellos para hacer lo correcto con la tecnología

4.      - Compartir conocimiento: La maestría de las IT ya no está relegada solo a los expertos

5.      - Colaboración: Transformar las políticas de tecnología desde mando y control a colaboración y influencia

6.      - Control: Reconocer y hacerse cargo de las partes de la compañía que necesitan control centralizado

Fuentes:

THE IMPACT OF THE DIGITAL WORKFORCE: The New Equilibrium of the Digitally Transformed Enterprise

THE HIGH PERFORMANCE DIGITAL CULTURE: Empowerment, trust, and the new equilibrium between employee and it