¿Por qué necesitas herramientas de comunicación especializadas?

Imagine la siguiente situación. Acaba de recibir una llamada de un cliente y necesita discutirla de forma urgente con su supervisor para concretar una posible compra. Decide escribirle por WhatsApp, pero primero debe encontrarlo entre la marejada de chats, y por supuesto, evitar distraerse con los stickers que le mandó su tía. El supervisor no responde. Decide mandarle un email. Finalmente el supervisor responde, pero la conversación por email es pausada y difícil de seguir. Su cliente lleva 15 minutos esperando.

Esta podría ser una situación exagerada o quizá parte de su día a día. El trabajo necesita una comunicación eficiente, pero sólo con aplicaciones de mensajería instantánea e email no es suficiente.

En las empresas existen dos tipos de comunicación: comunicación síncrona, rápida y a tiempo real, y comunicación asíncrona, a distintos tiempos. Es fundamental que los empleados tengan a disposición herramientas que les permitan valerse de ambos tipos de comunicación de manera eficiente. El Email es un ejemplo de una herramienta de comunicación asíncrona, que suelen permitir subir archivos, enlaces, y cuerpos más complejos para que la otra persona los revise en algún momento dado. En cambio las aplicaciones de mensajería instantánea se enfocan en comunicación síncrona e inmediata, y si bien algunas tienen soporte de archivos, estos se pierden con facilidad.

El email es una excelente herramienta pero, tal como se mencionó, su funcionamiento óptimo es asíncrono. No es eficiente para intercambios de información rápida entre trabajadores en tiempo real, y podríamos pensar que para esto último sería mejor utilizar aplicaciones de mensajería instantánea como complemento, tales como Whatsapp o Telegram. Estas aplicaciones pueden ser muy útiles para interactuar con los clientes a través de un contact center, pero usarlas para la comunicación interna de los empleados sería una idea terrible. La razón es sencilla. Estas aplicaciones se ocupan comúnmente para ocio o para comunicación personal, no profesional. Por tanto son una fuente inagotable de posibles distracciones, lo que es una malísima idea si quieres una fuerza de trabajo eficiente y enfocada.

Por otro lado, cada vez es más importante para los negocios que sus empleados tengan la capacidad de hacer llamadas de voz, videollamadas y videoconferencias, para una comunicación más completa, ya sea entre los trabajadores o con clientes. Por tanto las herramientas de comunicación que se usen deberían tener integradas estas opciones.

¿Entonces?

Existen aplicaciones y softwares que se especializan en la comunicación interna de una empresa y ofrecen excelentes servicios tanto para comunicación síncrona, como asíncrona. Aquí hablaremos de nuestra favorita: Bitrix24.

Si bien Bitrix24 no se limita en absoluto a ser una herramienta de comunicación, tiene una robustez notable en cuanto a estos servicios incluso en su versión gratuita. Chat, chat de voz, videollamadas y hasta la opción de videoconferencias para clientes y personas externas, todas estas herramientas se ofrecen, tanto para comunicación individual como grupal. Además está disponible la capacidad de subir archivos en las tareas y los chats, ya sea desde el ordenador o desde el drive.

Además, en el panel principal se pueden realizar publicaciones, anuncios, encuestas y otras interacciones con los empleados, al estilo de una red social (pero completamente enfocado al trabajo).

Bitrix24 tiene todo lo necesario para comenzar a adentrarte en el mundo del trabajo remoto desde una sola aplicación.

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