Crear una atmósfera para que el lugar de trabajo sea exitoso y eficiente es extremadamente importante para cualquier negocio. Pero en caso de que trate con la producción y el desarrollo, debería ser su máxima prioridad. Si elige la forma correcta de administrar y coordinar a sus colegas de trabajo, los productos de trabajo se entregarán con frecuencia y los clientes estarán satisfechos.
1. Tipos más populares de metodologías de gestión de proyectos
2. Cómo elegir la mejor metodología de gestión de proyectos
3. Palabras finales
En un ámbito tan complejo como las metodologías de gestión de proyectos de IT se implementan con entusiasmo. Algunos gerentes prefieren técnicas específicas que permiten monitorear y ajustar el proceso de creación de productos, otros deciden adaptar los mejores rasgos de varios métodos y usarlos simultáneamente. De cualquier manera, las diferentes metodologías de gestión de proyectos son importantes, ya que permiten optimizar los procesos de trabajo y obtener suficientes actualizaciones para implementar cambios y corregir errores si es necesario.
Ahora bien, lo que pretendemos hacer ahora es presentar a los lectores tipos específicos de metodologías. Desglosamos los componentes más importantes de cada método y también discutimos sus ventajas y desventajas. Si ya está familiarizado con las bases de los diferentes tipos de metodologías de gestión de proyectos, esto lo ayudará a tomar la decisión correcta al elegir una técnica para un proyecto en particular. Y si recién está comenzando su viaje de gestión de proyectos, esperamos alentarlo a que aprenda más sobre los enfoques que le resulten más atractivos.
Sugerimos una descripción general de los enfoques de gestión que son los más populares y más utilizados. Estos se pueden aplicar a proyectos en diferentes ámbitos, desde IT y hasta la gestión de una pequeña empresa.
Agile es definitivamente algo de lo que todo gerente de proyecto ya ha oído hablar. Aunque muchas personas piensan que es una metodología de gestión de proyectos real, en realidad es un conjunto de reglas que se supone que hacen que el trabajo en equipo sea más agradable y eficiente. Si bien estos definitivamente se pueden aplicar por sí mismos, se han creado múltiples metodologías que adoptan un enfoque ágil, lo combinan con varias técnicas de control y comunicación y permiten a los trabajadores entregar productos de alta calidad.
Los principios de la metodología Agile incluyen:
Todo el Manifiesto Agile incluye 12 puntos y fue creado por desarrolladores de software que querían discutir la idea de hacer que los procesos de trabajo sean más efectivos.
Las principales ventajas de la metodología Agile son las siguientes:
A pesar de las críticas positivas y todas las ventajas que conlleva, también hay desventajas y son las siguientes:
El siguiente tipo de metodología de gestión de proyectos es Scrum. En realidad, Scrum es una de las formas en que se pueden implementar principios ágiles. Si bien también incluye flexibilidad y participación del cliente, existen herramientas específicas que permiten el uso de conceptos básicos ágiles para lograr la mayor rentabilidad y eficiencia.
Cada participante en un proyecto administrado por Scrum tiene un rol establecido. Hay Scrum Masters y propietarios de productos, pero no realizan el trabajo de un Project Manager, el que justamente hace que un equipo se administre exitosamente.
Un término que definitivamente debes recordar si eliges trabajar con Scrum es Sprint. Un Sprint es una línea de tiempo corta que puede durar de una semana a un mes. Los sprints incluyen tareas fijas que deben completarse sin falta y a tiempo. En retrospectiva, al final de cada sprint se ofrece información sobre el trabajo realizado. Antes de que comience otro sprint, se prepara una cartera de pedidos que muestra las tareas principales que deben completarse.
Las actualizaciones se dan durante las reuniones diarias de pie. Todos los miembros del equipo están obligados a participar en ellos. Tales reuniones permiten denotar problemas y encontrar personas para resolverlos. Los miembros del equipo pueden ayudarse mutuamente con las tareas.
En cuanto a las principales ventajas de dicho enfoque, esas son las más importantes:
En cuanto a las desventajas, nos encontramos con lo siguiente:
La metodología de Waterfall es bastante diferente de Agile. Como los métodos Agile valoran la flexibilidad y la auto-organización, la metodología Waterfall implica todo lo contrario: un plan estricto que se sigue al pie de la letra
en cada etapa del proyecto, así como la gestión del proyecto, de la cual es responsable un individuo seleccionado. El modelo en cascada es un enfoque clásico en el desarrollo de software que describe un método de desarrollo lineal y secuencial.
Waterfall también es una de las metodologías de gestión de proyectos más antiguas de nuestra lista. La primera mención de un modelo en fases se remonta a Winston Royce. En su ensayo "Managing the Development of Large Software Systems" (Gestión del desarrollo de grandes sistemas de software) describió un método de desarrollo para grandes proyectos de software, que se divide en fases ya en 1970. Desde entonces, ha sido muy popular.
Para su funcionamiento, debe haber un gerente de proyecto que pueda definir el enfoque de cascada. El gerente del proyecto es responsable del desarrollo de un cronograma para todo el ciclo del proyecto que se transmite a los desarrolladores y debe seguirse con exacta precisión.
Además, un modelo en cascada implica etapas definidas. Cada una de ellas debe completarse antes de que comience la siguiente. Tales etapas incluyen:
Hay varias ventajas de dicha técnica de gestión que incluyen:
Para algunas personas, las desventajas pueden pesar más que las ventajas, y son las siguientes:
Esta es otra forma de implementar la metodología Agile. Es bastante similar a Scrum, ya que también tiene personal auto-organizado e independiente, pero al mismo tiempo hay ciertas diferencias.
El concepto Kanban fue creado en una fábrica de Toyota en la década de 1940. Era un método simple pero efectivo, que permitía visualizar la cantidad de trabajo en tiempo real y simple. Era y sigue siendo una herramienta sencilla que permite informar a todos los trabajadores con el sistema de símbolos visuales.
Se pueden observar varios principios que sigue el sistema Kanban:
Básicamente, todo lo que necesita para usar el sistema de administración Kanban es un tablero y notas adhesivas o un software de computadora correspondiente. Los tableros Kanban tienen varias columnas: lista de tareas pendientes, trabajo en progreso y tareas completadas. Una vez que una tarea se completa o se pone en funcionamiento, se transfiere a otra columna. Se pueden crear secciones adicionales dependiendo de en qué etapa se encuentre el proyecto.
Pero también hay varias cosas que pueden desanimarlo…
Los principios fundamentales de la metodología Lean incluyen la valoración de los clientes al mismo tiempo que se trabaja en minimizar el desperdicio de los recursos necesarios para realizar la tarea asignada. Es bastante beneficioso para los clientes, ya que tiene como objetivo utilizar menos recursos y al mismo tiempo lograr productos finales de buena calidad. Eso significa que los costos serán más bajos que los de los proyectos con otros tipos de gestión.
Como puede ver, no solo significa desperdicio físico, sino que también implica desperdiciar otros recursos como el tiempo…
MURA
Esto es lo que se utiliza para eliminar variaciones y proporcionar procesos de trabajo con flujo uniforme. Eso puede explicarse con el ejemplo de la programación del tiempo. Cuando las personas que completan las primeras etapas del proyecto pierden su tiempo y les lleva demasiado tiempo entregar un esquema, los desarrolladores que participan en las etapas posteriores del proyecto tendrán menos tiempo para completar sus tareas. Mura significa que los recursos deben distribuirse uniformemente en cada etapa.
MURI
Se ocupa de la sobrecarga. A veces, los gerentes y los dueños de negocios presionan demasiado a los vendedores solo porque quieren completar más trabajo en menos tiempo. Pero eso también crea una atmósfera poco saludable y exige el 100% de la capacidad de los trabajadores. Es perfecto para trabajar al 60-70% en caso de que no desee sobrecargarse.
La metodología de gestión de proyectos Lean, implica ajustar el flujo de trabajo y las condiciones en lugar de inventar nuevas herramientas.
Las principales ventajas del método Lean son:
Pero también hay desventajas que vale la pena considerar. Estas son fallas técnicas. No siempre es en las personas que un proyecto no funciona correctamente. A veces el equipo falla y se descompone. Tales casos no se discuten mucho dentro de la metodología Lean.
Six Sigma es otra metodología de gestión de proyectos que se introdujo por primera vez por Motorola en el 1986. Esta metodologia para la gestion de proyectos establece etapas específicas y en la que la planificación ahorra recursos para la generación de productos de calidad y elimina los problemas que pueden surgir durante el desarrollo.
El objetivo de Six Sigma es conseguir clientes satisfechos con la calidad del producto. Esto se produce a través de la mejora continua, que en gran medida depende del análisis de datos.
Utiliza datos estadísticos para mejorar los procesos y eliminar posibles errores a tiempo. Este método encuentra qué partes del proceso no funcionan correctamente, las extrae y las repara.
Existen dos formas diferentes de implementar esta metodología y están ocultas bajo el término general Six Sigma. Esos son los conceptos DMAIC y DMADV:
Estas abreviaturas pueden desglosarse en principios fundamentales de cada enfoque.
DMAIC significa:
DMADV significa:
Las ventajas de Six Sigma son las siguientes:
También hay desventajas:
Esta técnica de gestión de proyectos es similar a Agile, ya que también implica valor para el cliente, así como iteraciones (repeticiones) y cambios en cualquier etapa de un proceso. Fue inventado en 1999 por Kent Beck cuando publicó su "Explicación de la Programación Extrema" (PDF) y se ha generalizado bastante.
Las ideas básicas de Extreme Programming incluyen:
En cuanto a las ventajas de la programación extrema (abreviado XP):
También es muy importante mencionar las desventajas:
Hay varios aspectos que deben tenerse en cuenta al elegir la metodología adecuada para su proyecto.
Debe comenzar con el análisis del proyecto en sí. Antes de tomar una decisión sobre un tipo de metodología de gestión de proyectos, debe saber lo suficiente sobre el resultado deseado del mismo. Dependiendo de cuán estrictas sean las demandas, puede elegir una metodología más flexible (en caso de que la solicitud no se formule por completo) o una más estricta (si los clientes le brindan suficientes detalles y usted tiene una imagen definitiva de un resultado). Lo que también importa es la complejidad del proyecto, así como el tamaño del equipo que trabaja en él y el presupuesto que se ofrece.
Cuando evalúe a su equipo de desarrolladores, trate de descubrir si están familiarizados con la metodología que ha seleccionado. De lo contrario, es posible que deba dedicar tiempo para explicar los principios básicos que retrasan el trabajo real. Averigüe si su equipo está listo para colaborar entre sí y organizarse como un buen team. Puede descubrir que, por ejemplo, necesita un gerente o, por otro lado, que el equipo está bien organizado.
Piense en el tipo de organización en la que trabaja. ¿Es una gran corporación o una empresa pequeña? ¿Hay muchos departamentos involucrados trabajando en un proyecto o solo hay varias personas en un equipo? La elección también depende de estas cualidades. Mientras evalúa su organización, preste atención a los recursos que tiene, así como a la jerarquía y flexibilidad y, en general, a la industria que representa su empresa.
Piense también en sus clientes. Como ya debería haber entendido, ciertas técnicas requieren trabajar con los clientes con más frecuencia que otras. Si las partes interesadas no siempre estarán disponibles para los controles regulares, sería mejor elegir una metodología que no dependa demasiado de ellos.
Por último, pero no menos importante, considere las herramientas que tiene y planea usar para crear un determinado producto. En una situación perfecta, ya debe tener todas las herramientas necesarias para implementar cierta metodología, de lo contrario, puede generar gastos adicionales. Haga una lista de las metodologías y herramientas de gestión de proyectos que requieren y vea cuál le conviene más.
Después de completar dicho análisis en profundidad, puede usar estos datos para elegir la mejor metodología para su caso particular.
Elegir entre varias metodologías de gestión de proyectos puede ser difícil, porque hoy en día muchas de ellas se presentan en el mercado. Todas pueden ser excelentes para diferentes casos, pero si no sabe lo suficiente sobre cada una de ellos, tomar una decisión puede convertirse en un problema y demorar mucho tiempo.
Describimos los tipos más populares de metodologías de gestión de proyectos con el objetivo de dar una breve descripción de cada uno de ellos. Es suficiente para obtener una comprensión básica del concepto y sentir si alguno de ellos se adapta a sus propósitos. Saber lo suficiente sobre las ventajas y desventajas también puede ayudar a tomar decisiones porque ya está preparado para ciertas cosas que pueden salir mal durante el proyecto.
Si cree que hay ciertos conceptos de varios tipos de gestión que se adaptarían a su proyecto, puede combinarlos, ya que es una práctica bastante común que permite aprovechar al máximo el trabajo de los desarrolladores.
También se incluye la técnica de elegir una metodología de gestión de proyectos perfecta y le recomendamos estudiarla a fondo y aplicarla cada vez que comience un nuevo proyecto. Es una manera simple de ver cómo los beneficios principales se corresponden con su situación actual, así como recordar al cliente y tomar decisiones que también se adapten a ellos.