Lo que necesitas saber sobre un tablero Kanban

Contenido

• ¿Qué es un tablero Kanban?
• Elementos principales de los tableros Kanban
  
• ¿Cómo usar Kanban?
  
  

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Crear el ambiente para un trabajo eficiente es un tema importante para cada gerente de proyecto. El mayor problema es dar al equipo de desarrolladores suficiente espacio mientras se tiene una visión general de la situación actual. Existen varias herramientas para permitir el control y la comprensión del proyecto, que pueden ayudar a denotar los problemas y optimizar el proceso de trabajo en correspondencia con las necesidades del proyecto y las posibilidades de los trabajadores. Kanban, por ejemplo, es una gran herramienta que ayuda a administrar el equipo. Es por eso, por lo que hemos decidido escribir este articulo y discutir sus ventajas y desventajas, así como los conceptos básicos de la implementación en general. 

¿Qué es un tablero Kanban?

Si desea tener un flujo de trabajo visual y un progreso de trabajo eficiente, los tableros Kanban son perfectos para sus objetivos. Para este propósito, se pueden usar tanto herramientas físicas, como virtuales.

El sistema se originó hace más de 70 años en la producción de Toyota. La palabra "Kanban" en sí misma significa "letrero", y originalmente era solo eso. A los trabajadores de Toyota se les presentó un sistema que incluía tarjetas utilizadas para denotar la etapa de producción. Dichas tarjetas permitieron comprender lo que aún queda por hacer antes de dar el siguiente paso. El esquema de trabajo visualizado fue un éxito, ya que llamó la atención sobre los problemas que deben resolverse y eventualmente resultó en una producción más rápida y eficiente.

Pero le tomó bastante tiempo antes de que comenzara a aparecer en proyectos de gestión Agile. Fue solo en 2007 que David Anderson formuló el método y lo reinventó para adaptarse a los procesos modernos de gestión de proyectos. Ahora se usa ampliamente en IT, en desarrollo de software y gestión de recursos humanos, pero en realidad es un método bastante simplista que se puede aplicar en cualquier área.

La parte visual es lo que distingue el sistema Kanban. A menudo es difícil darse cuenta de lo que está causando problemas, así como la cantidad de tareas que deben completarse antes de dar una representación visual de alguna forma a los trabajadores. Cuando se crea un mapa de un flujo de trabajo en una placa Kanban, las percepciones de todos los procesos y problemas se vuelven más visibles, lo que permite canalizar los esfuerzos para resolver un problema determinado.

Los elementos principales del tablero Kanban son las tarjetas que se alinean en carriles verticales y horizontales. Eso permite adaptar el sistema Kanban a su situación actual dependiendo de los detalles del trabajo y la forma en que el equipo participa en un flujo de trabajo. Es posible utilizar varios colores de tarjeta para indicar urgencia o diferentes tipos de trabajo. También se pueden incluir otros elementos en el proceso, como imágenes que denotan a las personas responsables de las tareas.

Visualizar todo el mapa de un proyecto permite que el trabajo sea más eficiente porque es mucho más fácil para los trabajadores percibir y memorizar los detalles más importantes. Todas las tarjetas también se recopilan en un tablero, lo que significa que no tiene que buscar información y puede dirigirse a un solo lugar cada vez que necesita información adicional o simplemente desea mantenerse actualizado. También es transparente tanto para los clientes como para los desarrolladores, lo que permite transferir la información si es más importante rápidamente.

Elementos principales de los tableros Kanban

Ahora que sabes qué es un tablero Kanban, hablemos de sus elementos principales. El sistema creado por David Anderson implica cinco componentes principales.

Esos cinco elementos son los siguientes:

1. Signos visuales: los tableros Kanban se utilizan para brindar la representación más breve y eficiente de una situación laboral actual que podría crear. Eso significa que debe aprovechar al máximo su forma visual para representar lo que quiere decir. El componente principal de dicho sistema son las tarjetas (o calcomanías o boletos) que se utilizan para transmitir información. Cada tarjeta representa una tarea o un elemento de trabajo. Esos también pueden tener los detalles de un trabajo realizado por un usuario específico. Las declaraciones deben ser breves pero significativas para que, sin importar quién mire a una junta, pueda comprender los puntos principales de un proyecto;
   
   
2. Columnas: se usan para estructurar tarjetas. En total, las columnas representan el flujo de trabajo en su conjunto, mientras que cada una de ellas muestra una parte o etapa particular de un flujo de trabajo. La división más simple de columnas implica columnas de "Trabajo en progreso", "Lista de tareas", "Completado", pero dependiendo del proyecto y la decisión del gerente, el esquema puede ser complicado;
   
   
3. Límites de WIP (trabajo en progreso): es lo que define el número de tarjetas que se pueden colocar en una columna. Si se alcanzan los límites, no puede agregar más tarjetas antes de mover algunas de ellas a la siguiente etapa. Los límites de WIP brindan una gran oportunidad para rastrear el flujo de trabajo y vigilar todas las tareas para completarlas a tiempo. También puede ver si las cantidades de trabajo son abrumadoras o si hay demasiadas tareas que debe completar al mismo tiempo;
   
   
4. Punto de compromiso: el tablero Kanban es un mapa de esas tareas que un grupo decidió comprometerse a completar. Todas las ideas se guardan por separado, pero una vez que se realizan algunas tareas, un equipo puede decidir recoger otra tarea y pasarla al tablero. Ese sería el punto de compromiso: el momento en que un grupo de trabajadores se compromete con la tarea;
   
   
5. Punto de entrega: es el momento en que se completa todo el trabajo solicitado por un cliente y se termina un producto. Como en cualquier otra metodología de gestión Agile, el objetivo principal es colocar una tarjeta en un punto de entrega en el menor tiempo posible. El período de tiempo entre el comienzo del trabajo y la finalización de la tarea se llama plazo de ejecución.
   
   

Cómo usar un tablero Kanban correctamente

Antes de comenzar a crear su propio tablero Kanban, debe decidir qué tipo de tablero desea usar. Tanto los físicos como los virtuales son populares, sin embargo, algunos podrían ser más adecuados para su proyecto actual que otros.

Es preferible una junta física en caso de que todos los compañeros de trabajo compartan la misma ubicación. Entonces, si su equipo trabaja en la misma oficina, una placa física será perfecta. Esto permitirá que cada miembro del equipo interactúe con el tablero y realice actualizaciones. Dado que se incluye el aspecto táctil, podría ser aún más eficiente como un hábito de hacer formularios de actualización, así como el proceso de memorización va más rápido. Y solo necesita algunas cosas para organizar un tablero Kanban físico en su lugar de trabajo, especialmente si las personas que trabajan en un proyecto que está administrando no interactúan demasiado con otros departamentos y equipos.

Los tableros virtuales de Kanban ofrecen la posibilidad de abarcar a muchas más personas integradas en el proyecto. Si su equipo tiene varios miembros, algunos de los cuales trabajan a distancia, debería considerar un tablero virtual sobre uno físico. Al mismo tiempo, las herramientas de tablero Kanban en línea ofrecen otras características como contar el tiempo del ciclo y crear informes, mientras que en el caso de un tablero físico será responsabilidad del gerente.

Si desea mantener actualizados a todos sus colegas en cada etapa y tarea de trabajo, puede crear actualizaciones por correo electrónico que se envían diariamente o consultar otras funciones. Sus desarrolladores remotos no se perderán ninguna tarea o actualización, ya que los tableros virtuales de Kanban permiten rastrearlo solo usando una computadora o un dispositivo móvil.

Cuando elige la opción óptima para su proyecto actual, es hora de seguir adelante y comenzar a usar un tablero Kanban:

• Comienza con lo que tienes, visualizando la situación actual de su proyecto. Divida todas las tareas en varias columnas de tablero Kanban y no tenga miedo de ajustar el sistema a sus propias necesidades y usar más que solo una columna de "Trabajo en progreso": es mejor separarla en columnas separadas, cada una con información sobre la etapa del trabajo;
  
  
• Siga el progreso en el uso de un tablero Kanban. En las primeras etapas del uso de dicho sistema, puede denotar los problemas. A veces, las tareas se acumulan en una determinada columna y puede usarla como herramienta para mejorar el flujo de trabajo. Esta es la razón, mientras que se recomiendan varias columnas para todas las etapas de trabajo;
  
  
• Kanban no se trata de personas que realizan múltiples tareas al mismo tiempo. Más bien se enfoca en la calidad de un producto entregado que se logra al tener la menor cantidad de tareas posible al mismo tiempo. Use los límites de WIP para evitar que sus trabajadores hagan todo de una vez;
  
  
• Usando Kanban, puede deshacerse de múltiples reuniones y ajustar el cronograma del proyecto para que se ajuste al trabajo suficiente con menos discusiones;
  
  
• Si hay cosas que impiden que su equipo complete una tarea, use signos especiales para denotarlas. En el sistema Kanban, tales cosas se llaman bloqueadores de trabajo. Deben ser tomados en consideración por los vendedores. Si usa un tablero Kanban físico, puede usar el color rojo para marcar los bloqueadores de trabajo. Los sistemas virtuales tienen sus propias herramientas que están específicamente diseñadas para denotar bloqueadores de trabajo;
  
  
• Usa los datos para mejorar el progreso. Si usa una placa física, tendrá que contar cierta fecha usted mismo, mientras que los programas virtuales ofrecen resultados automáticamente. Así es como puede hacer que el trabajo sea más eficiente y entregar productos en un período de tiempo más corto. Puede utilizar el sistema de tareas prioritarias para repetir el proceso de trabajo y obtener el mejor producto con el menor esfuerzo de los desarrolladores.
  
  

Palabras finales

En su totalidad, los tableros Kanban brindan una oportunidad perfecta para dividir proyectos complicados en tareas simples y comprensibles para no abrumar a los vendedores. Las empresas que utilizan el sistema Kanban tienen éxito en el desarrollo de productos porque cada miembro del equipo tiene acceso a las actualizaciones actuales y entiende todo el proyecto lo suficientemente bien como para hacer el esfuerzo. Cada uno de ellos también tiene la oportunidad de completar un tablero y dar actualizaciones. Pero lo que también es muy práctico es que no hay necesidad de crear reuniones diarias si desea ver el progreso, ya que cada tarea completada y cada problema que surge se representan en las tarjetas en forma visual y podrá ver las métricas del flujo de trabajo reunidas en un lugar.