Qué es la automatización y cómo aprovecharla

La automatización es el uso de tecnología, principalmente software, para realizar tareas repetitivas de forma automática. La automatización en el ámbito empresarial puede ser desde algo tan sencillo como integrar un programa que calcule el salario de los empleados, hasta sofisticados equipos de IT, encargándose de las tareas más complejas y específicas de cada organización.

Ventajas de la automatización

Mejor gestion del personal

La principal ventaja de la automatización es que, al dejar que una máquina se encargue de varias tareas, puedes emplear a los trabajadores en otros sectores más importantes. De esta manera es posible aumentar la eficiencia y la productividad de la empresa.

Transformación digital

La automatización de procesos puede ser un excelente inicio para empresas que quieren marcar rumbo hacia la digitalización. Al evaluar y escoger pequeñas tareas para automatizar ya se está dando un paso decisivo hacia el crecimiento de la compañía.

Claridad en los procesos

La claridad es, in principio, un requisito para la automatización, pues esta requiere que las tareas y las personas involucradas estén completamente especificadas para funcionar correctamente.

Coordinación mejorada

Con la automatización, todas las cuentas quedan claras y es más fácil entender qué sectores y qué procesos están funcionando bien, cuales necesitan atención e incluso cuales son innecesarios. Esto se traduce en una mayor optimización de los procesos de la compañía y en mayores ganancias.

Resultados esperados

Al manejar procesos automatizados siempre se puede esperar un flujo constante de operaciones. La confiabilidad y la predictibilidad son pilares importantes en los cuales se sostiene la calidad de su empresa.

Mayor satisfacción del comprador

Al incrementar la calidad, la rapidez y la excelencia de operaciones se logra no solo cubrir, sino incluso superar las expectativas, y de ese modo hacer que los compradores se lleven una buena visión de tu empresa. Estos compradores son más propensos a desarrollar una preferencia, e incluso, recomendar la compañía.

¿Dónde comenzar a implementar automatizaciones?

Piensa en los procesos que tengan las siguientes características:

• Gran volumen de tareas

• Múltiples personas encargadas

• Límites de tiempo estrictos

• Influencia en otros equipos y procesos

• Necesidad de auditoría y de comprobar el cumplimiento

Si cumple con estas características, puede que sea necesario automatizar las tareas relacionadas para mejorar la productividad de la empresa.

Por regla general, en una organización es posible implementar la automatización en las siguientes áreas:

Marketing

Desde automatización de Emails, donde se puede programar el envío de un correo a un determinado set de personas con un cronograma fijo, hasta mensajes automáticos vía redes sociales; con la automatización es posible salvar tiempo y recursos.

Recursos humanos

Se puede aplicar en un rango que va desde las admisiones, hasta calcular la eficiencia de los empleados. Aunque la admisión de un nuevo empleado pueda parecer una tarea sencilla, envuelve muchas otras subtareas que pueden generar demasiado papeleo, y sin la gestión necesaria puede incluso llegar a ser caótico.

Ventas

Existen diferentes medios que permiten automatizar pequeñas tareas repetitivas, logrando que los empresarios puedan enfocarse en lo realmente importante: vender.

Finanzas

Se puede automatizar parte de la planeación financiera, de modo que se cumplan los itinerarios y los costos, lo cual deja más tiempo libre para dedicarlo al análisis de datos y de mercado.

Estos son ejemplos generales, pues cada empresa puede tener sus hilos específicos de tareas que pueden ser automatizadas.

En conclusión, la automatización es una actividad importante para las compañías que aspiren a crecer, mejorar su servicio y transitar hacia la digitalización. Por ello es importante entenderla y saber aplicarla.

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