Todas las opciones de automatización de Bitrix24

La automatización es un proceso importante para las empresas en vías de digitalización, ya que permite tomar las acciones y tareas repetitivas y establecer un algoritmo en el que se ejecuten, valga la redundancia, de forma automática. En este punto, Bitrix24 ofrece una amplia variedad de opciones para facilitarte la vida y mejorar la productividad de tu empresa.

Aquí expondremos todas las posibles opciones de automatización en Bitrix24, y dejaremos enlaces a páginas con información más detallada para quién le interese aprender cómo aplicarlas.

Flujos de trabajo

También llamado procesos de negocio, son algoritmos que ayudan a automatizar las actividades estándar. Hay cinco tipos de flujos de trabajo por defecto que se pueden implementar en Bitrix24:

• Aprobación de licencia: Permite solicitar una licencia de forma rápida y sin demasiado papeleo.

• Viaje de negocios: Permites solicitar aprobación para un viaje de negocios.

• Pedidos generales: Sirve para enviar solicitudes a cualquier empleado.

• Solicitud de compra: Crea una solicitud de compra y la envía para su aprobación.

• Informe de gastos: Sirve para enviar un informe de gastos para su aprobación.

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Sin embargo, es posible crear flujos de trabajo propios personalizados que atiendan a un espectro aún más amplio de necesidades. Específicamente, Bitrix24 permite crear dos clases: Procesos secuenciales, que siguen un algoritmo lineal (Inicio → paso 1 → paso 2 → paso 3 → fin), y procesos dirigidos, que se usa para actividades cíclicas, en las que no hay un inicio y fin sino que simplemente se cambia el estado (Crear borrador → Aprobación → Publicación → Crear borrador → …). Los flujos de trabajo permiten crear actividades en las siguientes áreas:

• Procesando documento

• Construcciones

• Tareas

• Ajustes interactivos

• CRM

• Drive

Entre otros.

Los Flujos de Trabajo se encuentran en la pestaña con el mismo nombre.

Más información aquí:

Reglas de Automatización del CRM

El CRM tiene la capacidad de implementar reglas de automatización, aplicadas al área de prospectos y negociaciones, que permiten aplicar algoritmos cada vez que una entidad pasa a un nuevo estado. Por ejemplo, cada vez que se crea un nuevo prospecto, o que un prospecto pasa a una negociación, el sistema puede crear una tarea, mandar mensajes, notificar a trabajadores específicos, y mucho más.

La automatización se puede ajustar desde: CRM > Configuraciónes > Automatización

Existen cuatro tipos de reglas de automatización:

• Por empleado: Permite realizar distintas acciones que repercuten o en las cuales están incluidos los empleados, tales como crear tareas, programar llamadas o reuniones, enviar SMS, notificaciones, o crear actividades en el CRM para los empleados especificados.

• Comunicaciones del cliente: Se pueden enviar SMS al cliente, correos, mensajes en redes sociales o incluso robollamadas.

• Publicidad: Reglas que envían y manejan datos para propósitos de marketing.

• Reglas de automatización personalizadas: Son reglas que permiten automatizar la transición de datos entre aplicaciones de terceros, también es posible conseguir nuevas funcionalidades en el market de Bitrix24.

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RPA

El RPA, o Automatización Robótica de Procesos, es otra herramienta que sirve para automatizar procesos de negocios en la compañía. Con el RPA puede automatizar casi cualquier proceso interno de la empresa. Se diferencia de los Flujos de Trabajo en que facilita trabajar con procesos pequeños, que consten de pocos pasos, tales como la aprobación de un reporte.

La forma de trabajar con RPA es similar a trabajar con Reglas de automatización de CRM, donde se crean las etapas del proceso y luego se le añaden las acciones específicas a cada etapa.

Todas las opciones de RPA se encuentran en la pestaña Automatización Robótica de Procesos.

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Tienda Online

La automatización desde Tienda Online se encarga de los procesos relacionados con el manejo, estado e información de los pedidos. Se divide en tres sectores:

• Automatización para empleados: Permiten las opciones relacionadas con encargarle una tarea o enviarle una notificación a un empleado.

• Reglas de automatización para comunicación con clientes: Se encarga de las opciones relacionadas con enviarle notificaciones a los clientes.

• Disparadores: Son acciones del lado del cliente que inician un proceso de estado. Es básicamente un gatillo: al ser presionado manda una señal que comienza la ejecución de un proceso.

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Automatización de Tareas

Son las opciones de automatización relacionadas con el manejo de tareas. Bitrix24 permite las siguientes acciones:

• Añadir mensaje al Flujo de Actividad: Se puede ajustar para que un empleado o varios empleados reciban mensajes desde el flujo de actividad.

• Cambiar persona responsable: Cambia el encargado.

• Cambiar estado: Cambia el estado.

• Cambiar estatus: Cambia el estatus.

• Enviar correo electrónico: Manda un correo electrónico a la dirección que se especifique.

• Notificación: El empleado especificado recibirá una notificación.

• Tarea: Crea una nueva tarea.

Más información aquí.

Importante: La disponibilidad de las características depende del plan que haya escogido.

Ahora ya conoces la variedad de opciones que te ofrece Bitrix24, pero esto es solo la punta del Iceberg, todas las herramientas tienen una gran capacidad de moldearse para adaptarse a las necesidades de tu empresa. Aprovecha hoy todo lo que te puede ofrecer Bitrix24 creando una cuenta gratis aquí.

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