De Excel al Control Total: Tecnoguía Empresarial centraliza su operación con Bitrix24

Para muchas empresas en crecimiento, la gestión de bases de datos en Excel se convierte en un cuello de botella. La información se borra, los datos están incompletos y falta trazabilidad. Conversamos con Mayte Pacheco, Gerente de Sistemas de Tecnoguía empresarial, quien nos compartió su viaje de transformación operacional.

El Desafío: Cuando Excel ya no es Suficiente
La operación de la empresa giraba en torno a hojas de Excel. "Toda nuestra base de datos estaba en Excel", comenta Mayte, "pero el tema es que a veces se borraba la información, alguien no tenía los datos".

La directiva de la compañía necesitaba un CRM que pudiera "concentrar todo en una sola aplicación". El objetivo era claro: no solo gestionar contactos, sino también organizar eventos, tener un registro de todos los correos enviados y dar seguimiento a las campañas de marketing.

La Decisión: Marketing y Costo como Clave
La búsqueda de un CRM fluido y adaptable los llevó a Bitrix24, gracias a la búsqueda se realizó comparando varias opciones del mercado a través de Google. Mientras otras herramientas eran consideradas, Bitrix24 destacó por dos razones clave: el costo y, fundamentalmente, sus capacidades de mercadotecnia. "Lo que quería mi jefa es... algo más que yo pueda manejar sobre todo todo lo del tema de la mercadotecnia"

El Viaje: Un Paso Atrás para Tomar Impulso
La adaptación inicial fue "difícil", admite Mayte, principalmente por el cambio cultural de dejar Excel. Tras empezar con un plan Profesional, el equipo se sintió abrumado por la cantidad de actualizaciones y funcionalidades.

En un movimiento estratégico y lleno de madurez, tomaron la decisión de bajar temporalmente al plan Estándar. Mayte lo explica: "Necesitamos... reorganizarnos a empezar a usar bien el Bitrix para de manera que podamos volver a aumentar... el plan". "Tenemos que ir poco a poco... Estamos contentos con el sistema, pero Lo importante aquí es que nosotros empecemos a dominar lo que tenemos"


Resultados: Control, Estandarización y Cero Recaptura

Incluso en esta fase de estabilización, los resultados que resolvieron el desafío inicial son evidentes:
• Estandarización de Datos: Crearon campos obligatorios y listas desplegables "para evitar el que cada quien escriba a su manera un concepto".
• Automatización de Marketing: La función más celebrada. Ahora pueden "generar nuestros formularios... y que automáticamente el sistema nos guarde la información", eliminando por completo el tedioso proceso de "recapturar la información de que, todo por Excel y después de Excel a un formulario".
• Herramientas Clave: Hoy, los módulos más utilizados son CRM, Marketing y Páginas Web (muy usado por la dirección para la gestión de eventos).
Con una base sólida, el equipo ahora planea reorganizarse por áreas para, en un futuro, aprovechar las funcionalidades más avanzadas como la automatización y bots.

La Experiencia con asesores-e: Una Relación Constructiva

Para Mayte, el acompañamiento en un sistema tan robusto se basa en la transparencia y la capacidad de respuesta. Valora la relación con asesores-e como un pilar para la mejora.
Aunque el viaje de implementación ha tenido sus desafíos —algo normal en una migración desde Excel—, Mayte destaca la capacidad del equipo para actuar sobre problemas críticos. Cuando se detectó una discrepancia importante en las tarifas de telefonía, el equipo de asesores-e investigó y aplicó la corrección: "Me lo resolvieron me hicieron el ajuste y todo".

¿Sigues capturando tus datos manualemente? Deja de perder tiempo en Excel. Bitrix24 lo automatiza, pero ¿quién te ayuda a implementarlo correctamente? La plataforma es solo el 50% del éxito, el otro 50% es el socio que te guía. Descubre por qué una implementación con asesores-e es una implementación exitosa. ¡Pide tu demostración gratuita!