Trabajo remoto: 10 consejos para empresas y empresarios

En los últimos años, y aún más con la crisis del coronavirus, el trabajo remoto es un tema que se ha convertido en uno de los focos principales de disputa. Empresarios que ya ofrecen empleo remoto están ampliando esta área. Y empresarios que aún no estaban considerando el trabajo a distancia para sus empleados, no podrán evitarlo en el futuro.

Ha llegado el momento de abordar de forma intensiva el teletrabajo. Pero, ¿qué es importante cuando se trabaja desde cualquier lugar? ¿Qué infraestructura y condiciones requiere el trabajo remoto en equipo?

Amplía tu conocimiento sobre el trabajo a distancia y los equipos remotos con estos 10 consejos para empresas y empresarios.

1. Comprende el significado de teletrabajo

El trabajo remoto describe la realización de tareas independientemente de la ubicación de la empresa para la que se trabaja, ya sea como empleado o propietario de una empresa, o incluso como trabajador autónomo contratado por la misma. Existen varios sinónimos para el término “trabajo remoto”, incluidos el “teletrabajo” o el “trabajo a distancia”. Los equipos o miembros del equipo trabajan en distintas ubicaciones, desde una home-office, un espacio de trabajo compartido o mientras están viajando.

Es fundamental que las empresas establezcan las reglas básicas del juego desde el principio y definan claramente el significado de trabajo remoto para todos los empleados. Los detalles y las tareas de los trabajos remotos pueden ser completamente diferentes según las tareas y las industrias de la empresa.

2. Define un código de conducta para los equipos remotos

¿Qué significa el trabajo a distancia y qué papel juega el comportamiento de los empleados autónomos en el teletrabajo? El trabajo desde casa debe estar libre de cualquier distracción posible. Un marco de trabajo diario que establece metas fijas diarias para trabajos remotos y minimiza la distracción es ideal.

Los empleadores pueden apelar al comportamiento de cada empleado individual, que debe asegurarse de que su capacidad de concentración esté garantizada en un entorno tranquilo. Solo cuando todos los miembros del equipo saben que trabajar a distancia es una actividad que debe separarse de cualquier actividad de ocio, es posible una cooperación justa, en la que nadie se sienta en desventaja.

3. Proporciona una infraestructura óptima para trabajar desde casa

Una infraestructura moderna es esencial para trabajar de forma exitosa con equipos remotos. El acceso desde cualquier lugar y la disposición asociada para realizar tareas asignadas solo se dará si se garantizan los requisitos técnicos básicos.

Independientemente de cómo trabajes con equipos de trabajo a distancia en tu ámbito específico, una solución de software como Bitrix24, que combina herramientas de comunicación, gestión de tareas y proyectos, CRM, centro de contacto y sitios web (entre otros) en una sola plataforma, ofrece un marco óptimo para el trabajo remoto.

4. Facilita el uso de chats y videoconferencias para una comunicación regular

Trabajar de forma remota solo tiene éxito si la comunicación dentro del equipo no se ve afectada. Por muy bueno que pueda parecer el nuevo mundo de la digitalización, no puede reemplazar por completo el intercambio personal e individual.

Las herramientas de mensajería y comunicación ayudan a mantener una colaboración versátil. Los chats en vivo son fundamentales para la comunicación regular entre miembros del equipo, pero también lo son las videoconferencias, que proporcionan no solo mensajes y actualizaciones, sino el intercambio de comunicación no verbal que ayuda a establecer una conexión común.

Organiza una videoconferencia al día en forma de reunión de 20 o 30 minutos y promueve el diálogo en el equipo. De este modo, se pueden evitar malos entendidos o problemas en etapas tempranas.

5. Asigna tareas y proyectos de forma individual

Una complicación frecuente del trabajo remoto en equipo es el tema de las responsabilidades. Asegúrate desde el principio de que las tareas están claramente asignadas.

De lo contrario, corres el riesgo de que nadie se sienta responsable de la subárea respectiva y el progreso del trabajo se vea bloqueado.

Es importante también que te asegures de que no hay demasiadas personas involucradas en el proceso de aprobación. De lo contrario, puede que esta se dé demasiado tarde y posiblemente obstaculice todo el proceso.

6. Garantiza la transparencia con los equipos remotos

Para un trabajo remoto eficiente, es esencial que todos los empleados conozcan el progreso del trabajo.

Solo cuando los procesos se hacen visibles, el trabajo realizado por cada individuo se vuelve comprensible y tangible. Esto supone un requisito básico importante para el reconocimiento mutuo, pero también una ayuda necesaria en caso de bloqueo de cualquier proceso.

7. Limita la disponibilidad en el trabajo remoto

Los empleadores deben asegurarse de que se garantice la privacidad de los empleados individuales en equipos remotos. Esto también significa que las molestias o interrupciones en el tiempo libre o fines de semana no deben ser algo habitual.

Además, los tiempos de descanso o vacaciones tienen que estar claramente delimitados. Asigna fechas concretas para reuniones o tareas. Los plazos son una base valiosa para una cooperación que satisfaga a ambas partes (empleador y empleado).

8. Habilita mensajes abiertos en el trabajo remoto

Lamentablemente, trabajar independientemente de la ubicación también significa que los colegas y los managers o directores de proyecto rara vez se encuentran en persona. Por esta razón, a menudo es difícil en la práctica encontrar el momento adecuado para dar retroalimentación o incluso expresar críticas.

Como empresario, ofrece a tus empleados la oportunidad de proporcionar una retroalimentación abierta de manera regular y utiliza solamente las reuniones de uno a uno (también en línea) si deseas plantear puntos de crítica individuales.

9. Garantiza la transferencia de conocimiento y experiencia

Los equipos remotos suelen guardar los resultados de su trabajo en lugares muy diferentes. Garantizar una transferencia de conocimientos fiable es esencial.

Incluso si los empleados abandonan la empresa, el know-how debe permanecer debidamente protegido y accesible libremente. Una solución de software como Bitrix24 ayuda a recopilar de manera eficiente el conocimiento colectivo de la empresa y ponerlo a disposición en el lugar correcto, independientemente de la ubicación.

10. Promueve el equilibrio entre la vida personal y profesional

Trabajar desde casa tiene la desventaja de que los límites entre el trabajo y la vida privada a veces se vuelven demasiado difusos. Puede suceder que los empleados trabajen muchas horas extra sin encontrar el equilibrio adecuado.

Anima a tu equipo a que preste atención a los descansos y las fechas de reunión fijadas. Asegúrate, por ejemplo, de que las videoconferencias no se prolongan hasta altas horas de la noche o de que los plazos para las tareas se establezcan de acuerdo a la realidad.

Aquí también, tanto los empleadores como los empleados se benefician de un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida. Porque solo los empleados con un buen equilibrio van a trabajar más felices y de forma más productiva para lograr los objetivos establecidos.

Trabajos remotos: el trabajo simplificado independientemente de la ubicación

Con nuestros 10 consejos podrás organizar el trabajo a distancia como empresario, no solo de forma profesional y rentable para tu empresa. Podrás garantizar también que todos los empleados conozcan la importancia del trabajo remoto, que se establezcan las condiciones de trabajo óptimas para que los equipos remotos puedan desarrollar las tareas de forma adecuada, optimizar los procesos en los proyectos y que cada empleado pueda ofrecer lo mejor de sí mismo para la consecución de los objetivos de la empresa.