Caso de éxito: INTEGRACIÓN SAP & BITRIX24
Ortiz y Cía. S.A.
Es una empresa nativa de Córdoba - Argentina, con más de 60 años de trayectoría en la fabricación y la comercialización de tubos de acero con costura y perfil "C" para usos generales y especiales destinados al mercado nacional e internacional.
¿Cómo fue que Bitrix24 y la solución SAP ayudaron a esta empresa y cómo consiguieron una personalización de CRM?
Junto a nuestro mayor aliado técnico Informunity, resolvimos el requerimiento presentado por Ortiz y CIA, quienes, luego de un periodo de uso de las herramientas de gestión de Bitrix24 decidieron pasar al siguiente nivel e integrar su Bitrix24 con una solución SAP.
¿Cómo fue realmente la experiencia?
La tarea principal consistía en organizar el intercambio de datos entre SAP y el CRM de Bitrix24. Para esto, todos los cambios en SAP tuvieron que ser reflejados en Bitrix24 y viceversa.
Como solución, desarrollamos un mecanismo de sincronización que permite a Bitrix24 conectarse a SAP a través de la BAPI (los métodos BAPI fueron implementados por especialistas del Cliente) y así obtener datos sobre los nuevos clientes, pedidos, cambios, documentos financieros y cualquier otra información necesaria. Los datos obtenidos fueron procesados dentro de Bitrix24, y así se produjo la creación o modificación de entidades necesarias en el CRM y a su vez, el almacenamiento de archivos.
Como resultado fue desarrollado un módulo con la siguiente funcionalidad:
Importación de productos (incluidos campos de características y descripción de los mismos) desde SAP hasta el catálogo de productos de Bitrix24.CRM
Los campos adicionales necesarios fueron creados en el mismo proceso, de tal manera que los campos requeridos para recibir los datos de la importación no necesitaron ser creados con antelación.
Importación de contactos y compañías de SAP al CRM
Se incluyeron los datos del contacto y se conservó la vinculación con las personas responsables de cada uno de ellos.
Importación de direcciones de entrega para las compañías
Para el almacenamiento en el CRM fue utilizada la entidad "Datos de compañía" con los campos de usuarios.
Importación de negociaciones, cotizaciones y facturas
A las entidades estándar del CRM y la conservación de vinculación a compañías y personas responsables, también se utilizó una conservación de productos en cada entidad.
Importación de entregas
Fue creada una nueva entidad con su propio conjunto de campos. Se implementaron páginas para el listado, así como también introdujimos elementos en el menú del CRM. Al importar los datos se guarda la vinculación entre compañías, negociaciones, facturas y personas responsables. Además, con el fin de lograr una visualización más cómoda de datos, añadimos pestañas nuevas a la lista de entregas.
Para el intercambio de documentos entre SAP y Bitrix24 utilizamos el E-mail convencional. ¿Cuál es el proceso? SAP envía un correo electrónico con un archivo adjunto a una dirección de correo asignada, el CRM recibe un correo a través del módulo E-MAIL de Bitrix24 y, al analizar el nombre del archivo, este se adjunta automáticamente a la negociación.
Para el almacenamiento de estos documentos en el CRM fue necesaria la creación de una entidad nueva, la misma que fue añadida como una pestaña del registro en la negociación.
La dificultad de sincronización radicó en la obtención de todos los datos de un registro de SAP, y que esto implicaba realizar hasta 4 consultas (lista ID, datos detallados, vinculación y otra información). Por ende, tardamos varias semanas en transferir a producción todos los datos acumulados por la empresa desde 1990, sin embargo, logramos nuestro objetivo común.
Somos un grupo de empresas y de equipos especializados en la distribución de licenciamientos y en la prestación de servicios orientados a la puesta en marcha y a la optimización de soluciones con Bitrix24. Adaptamos la herramienta a las necesidades y al modelo de negocio de nuestros clientes. Ofrecemos soporte, capacitación, consultoría, desarrollo, personalización, servidores, dominios, certificados, entre otros.
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